信息技术在学校档案管理中的应用
    随着信息技术飞速发展，计算机在各种领域得到广泛应用，也给档案事业的现代化发展带来勃勃生机。我国档案管理自动化已走过十几年历程，一批优秀的档案计算机管理系统被推广应用，在档案工作中起着越来越重要的作用。如北京市档案馆网络化信息管理系统的规划与实施，将计算机网络技术有效地应用于档案工作中，开拓了网络化档案管理事业；深圳数字档案馆系统工程建设项目已取得阶段性成果，以更先进理念，对数字档案信息资源进行收集、整理、管理，通过高速宽带通信网络设施的连接和利用，实现档案信息资源共享的超大规模，分布式数字信息系统。

　　同样，在学校不断深化教育改革发展过程中，对学校档案管理的要求越来越高。如何发挥信息技术在学校档案管理中的作用，使学校档案工作更好为学校的教育、教学和管理工作服务，为学校加快信息资源建设服务，是学校档案工作者所关注的问题。由于多种因素, 信息技术在我区中小学档案管理中应用的广度和深度并不一样,有的学校档案管理的现代化已具一定水平，有的学校增设了电子文件，但还有不少学校虽在档案管理中应用计算机，但只用来打印案卷目录、档案封面，却没有充分利用信息技术具有的功能。为此，结合我校档案信息化管理中使用“文档一体化──神夹”通用软件、增设电子文件存档和在校园网上添设档案模块及互动交流平台等信息技术手段，探讨信息技术在学校档案管理中的应用。

应用的目的、意义

　　学校档案工作是衡量学校科学管理的一项“基础建设”工程，是积累学校办学历程、文化底蕴、展示办学成果与质量的“信息”中心。将信息技术充分应用于学校档案管理中，目的是进一步提高档案现代化管理水平，提高档案的开发和利用的效率，并起到宣传《档案法》，增强全员的档案意识的作用。

    　信息技术应用于档案管理，是体现学校现代化水平的重要标志。我们处在信息化、数字化的时代，信息化社会要求人们利用现代信息技术手段来获取信息，处理信息和生成信息。在这样的时代背景下，将信息技术充分应用于学校档案管理是发展的必然趋势，是搞好档案的利用服务的重要保证。随着学校整体办学水平的不断提高，势必对档案工作提出更高要求。学校档案管理现代化，是学校档案管理的发展方向。

　　信息技术充分应用于档案管理，使管理方法科学化，管理部门高效化，档案工作标准化，才能真正做到档案工作同教育事业紧密结合、协调发展。档案管理信息化建设的出发点和目标，除自身建设任务外，还应推动电子政务建设。因为，电子政务的实施将带来政府管理创新的巨大机遇，将打破许多原有管理体系和管理模式。在新形势下，我们必须看到，开展档案管理信息化建设应按《全国档案信息化建设实施纲要》开展工作，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改进开放和现代化建设服务。

使用方法与取得成效

　　“文档一体化──神夹”通用软件（单机版），包括文件管理、档案管理和系统管理。在学校档案管理实际工作中应用最多的是“档案管理”，其功能是接收来自文件管理的文件信息，并按照档案管理的要求进行组卷、编目、处理案卷变动情况，提供案卷服务。具体业务提供的模块：组卷、案卷登录、编目、简单查询、复杂查询、借阅管理、统计和鉴定。学校使用“神夹”软件后，从组卷、编目到查询、统计等，档案实行了信息化管理，大大提高了工作效率。该软件在完成组卷、编目的同时，也完成案卷自动备份，保证了信息的安全，也解决了档案检索工具编制周期长、费时费力的问题，提高了档案信息检索效率，为档案的利用服务提供重要保证。例如以往要查阅历年“教代会”文件时，需翻阅每年的案卷目录，现在只需要输入关键词“教代会”，屏幕就显示出查询结果，找到所需的案卷号，大大提高了工作效率。

　　为了能使教职工掌握上网技术，学校曾多次开设信息技术讲座，使教职工学会了上网、制作网页等技能。学校为了鼓励应用信息技术的积极分子，给参加网络培训的教师发放一个“优盘”，目的是促进全校教师应用现代技术的意识和能力，为现代档案的信息化管理做好基础工作。此次活动，产生了良好反响。近期学校为让教师掌握怎样刻录光盘的技术，进行了一次全体教职工的专题培训，给每位参加培训人员发放一张光盘，又在教师电脑房提供一套刻录设备，让教师把自己的教育信息刻录在光盘上，为档案室收集电子档案起到保障作用。

　　采用信息技术引发的工作方式、管理方法的变化等一些问题，可能现行各有关部门都不具备解决它的职能，这就特别需要职能创新。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。例如电子档案的标准，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。档案管理和利用、档案管理信息化和电子档案的立法（制度化）工作也应积极创造条件，早日实现。这是档案管理信息化建设健康发展的根本保证。在进行档案管理信息化建设，积极构建电子档案时，我们是在严格整合、集成上狠下功夫，即将传统的档案管理办法和信息化手段有机整合，发挥档案管理的综合优势，要求学校各部门上交的资料，都用统一纸张打印上交，并由档案管理人员进行统一装订。同时我们还集中各种电子文档，刻录成数字媒体，作为档案室保存的资料。当然，档案管理的信息化也不是一蹴而就的，人们对真迹的尊重和渴望，无纸化只具有相对意义。因此，传统纸张、缩微技术等都是永不会消亡的档案管理应用技术。但是，信息化技术应用到档案管理是现代档案管理发展的必然方向和趋势。

　　在现代化信息手段渗透于教育教学、学校管理、教育科研、教师发展等方面的过程中，教师积极尝试与探索信息技术与各学科教学的有机结合，充分利用现代信息技术与多媒体资源，有效地为学科教学服务，全面提高教学质量。例如学校科研室能及时将教师完成的课题情况通过校园网传送到档案室。由此学校教育教学及重大活动、公开课教案的课件、学生问卷调查的统计等电子文件应运而生。学校根据实际情况在《南洋中学档案管理细则、归档范围、保管期限》中增设了电子文件管理细则、归档范围、保管期限，并将学校重大活动的录像带都刻录成VCD，如《百年校庆》等；2000学年以来的学生成绩统计都刻录成数字DVD光盘。现馆藏电子档案已有50多件。我校档案室电子文件的增设，不仅丰富了学校档案的馆藏，也推动了馆藏档案的数字化和数据库建设。

　　2002年8月，徐汇区教育局全面实施“校校通”工程后，档案室在校园网上设置了档案模块，可点击档案室网站，了解“档案管理办法”、“档案分类表”、“成果登记表”、“学校年鉴”、“全宗卷目录”等有关内容。2003年我校在申报学校档案管理晋升国家二级的过程中，又对校园网档案模块进行了调整与增设：将原来“档案分类表”、“成果登记表”、“学校年鉴”、“全宗卷目录”内容调整到“档案管理”项目下。另外，新增加了“校史资料”、“科技特色”、“心理辅导”“编研成果”等项目，其中校史资料包括：学校沿革、历史相册、人才辈出、南洋英烈、名人题词、百年树人等。将学校的档案工作与学生的德育工作和素质教育结合起来；将各种教职工所需的信息资料，汇编成库。让更多的人通过档案网页了解信息，方便快捷地获取所需档案资料，使学校档案资料在学校教育教学工作中更好发挥作用，同时也扩大了档案的宣传作用和工作力度。在2004年，学校在校园网上进行各科室互动交流网站和信息发布校园管理系统网络的建设，档案室被列入重要内容板块进行搭建。通过现代信息技术的运用，我们让档案工作，在校园成熟的网络硬件架构和软件管理系统的支撑下，工作渠道更加通畅，工作更有成效。

思 考 与 体 会

　　档案工作在推进学校教育整体改革、维护学校权益、促进教师队伍的发展中发挥了重要的作用。因此，要不断完善档案现代化管理系统和网络化建设，大力开发档案信息资源，使档案工作更好地为学校教育教学事业发展服务。要加快档案管理现代化、信息化建设，除了学校领导重视，坚持“统一领导，分级管理”的原则，始终把档案管理列为学校目标管理、年度计划、各部门的工作计划之中，并在人力、物力、财力上予以保证以外，主要做好几方面工作。

第一，提高档案人员的素质。档案人员应具备较高政治素质、良好的职业道德，而且要具有较高的档案理论水平和较强的业务水平，还要积极参加业务培训，具备掌握和应用新技术、新设备、新方法的能力。

第二，适应当前工作不断发展需要的计算机信息技术。使用“神夹”（单机版）确实给学校档案管理带来便利，学校档案室都已配备了计算机，再购置该软件花费不多。我校为了不断完善档案现代化管理系统和网络化建设，已有将单机版升级为网络版的设想。使用“神夹”（网络版），档案网络员把各部门的预立卷直接与档案室联接。随着电子政务建设的迅速发展，电子公文的归档工作也将进入学校档案的管理范围。电子文件的归档工作，也可通过网络版使公文的流转更简便、更规范。通过网络版使档案管理的流程更科学更完善。

　　电子档案的收集整理，还要面对学校工作实际，拓宽收集内容，并不断修改完善电子文件管理制度，电子档案归档范围，可根据学校个性，进行细化，增强其可操作性，更有使用价值。

　　为了确保电子档案信息的安全，在保存电子文档与纸质文档的同时，要再备份光盘资料。众所周知，信息光盘的资料具有容量多，保存时间长等特点，因此，光盘刻录备份不失为一种很好的做法。

　　其次，信息化档案资料必须要考虑资料的安全性和保密性问题。我们在具体的实践过程中，很注重这方面的工作。网络，具有实时化、动态化和信息电子化的优势，但也不可避免带来资料安全和信息敏感等问题，因此，我们对发布的信息进行严格的遴选审核再公开发布。此外还注意投入技术力量进行信息安全维护。

第三，加强学校各部门的沟通合作。档案室与学校信息网络中心密切协作，通过资源整合，及时增加档案室网页的信息量，特别是具有学校文化底蕴的信息，用档案校史资料对学生进行教育。此外，档案室也经常联系学校各科室组室，将各种资料及时上交，并且尽量将档案资料进行数字信息化处理。只有全校各部门的全力沟通和及时合作，把每个人平时工作中生成的信息资料及时地输送到信息库里，信息化管理档案的工作才能落到实处。

　　信息技术应用于档案管理，要让全校教职员工都能知晓并人人参与操作使用，这样才能使我们的工作有效。我们辛苦搭建的平台要充分利用起来，建立的信息库要有人关心访问，档案资料和信息数据，也要由全校教职员工的共同参与，只有这样，我们利用信息技术加强档案工作才能更有意义。我们单位，在这方面做了很多工作，主要是普及和宣传的方面的投入，取得了较好成效，因此工作比较顺利。

　　总之，现代信息技术在学校档案管理中的充分应用是档案工作发展的必然趋势，与传统档案工作相比，工作虽然相对艰苦复杂，但是很有意义，我们的工作要符合时代发展需要，更要与时俱进，笔者就结合本单位的一些工作进行了一些实践和思考，不足之处，还请方内人士不吝赐教。

参考资料：

1、《全国档案信息化建设实施纲要》

2、北京市档案馆 陈伟  中国人民大学档案学院孙淑扬  《计算机网络技术在档案馆中的应用》  （《档案学通讯》1998年第3期）

3、深圳市档案局 李国庆  《深圳数字档案馆建设的理论架构及阶段性成果》   （《中国档案》杂志2003年第3期）